Paragraaf 5

Bedrijfsvoering

De gemeente Ooststellingwerf is een zelfbewuste plattelandsgemeente die open, zakelijk en betrokken samenwerkt om collectieve belangen te behartigen en te realiseren voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Deze missie vraagt om een organisatie die competent en flexibel is om in te kunnen spelen op de veranderende vraag uit de omgeving. De organisatie wil verbindend zijn, in contact en eigen kracht stimuleren en ondersteunen. Dat doen we op eigen wijze, daadkrachtig en eigentijds.

Interbestuurlijk toezicht, human resources management en financiën, planning en control

1. Interbestuurlijk toezicht

In 2016 hebben wij uitvoering geven aan de Wet revitalisering generiek toezicht. Deze wet zorgt voor een vereenvoudiging van het toezicht tussen de verschillende bestuurslagen, het zogenoemde ‘interbestuurlijk toezicht’. Het belangrijkste uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht verschuift van verticaal toezicht (provincie-raad) naar horizontale verantwoording (college-raad). De provinciale toetsing vindt plaats op onze wettelijke taken voortvloeiende uit: de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, de Waterwet, de Wet Ruimtelijke Ordening, de Archiefwet, de Monumentenwet en de Huisvestingswet (statushouders). Elk jaar leveren we de te beoordelen stukken voor 15 juli aan bij de provincie. Dit jaar hebben wij ruimschoots voldaan aan deze informatieverplichting. Eind december 2016 ontvangen we de conceptbeoordelingen van de provincie. Deze beoordelingen worden in 2017 - vergezeld met een verantwoording vanuit het college - ter informatie aan u toegezonden.

2. Human Resource Management

In 2016 zijn we bezig geweest de verdere uitvoering van het Strategisch personeelsbeleid “jouw talent telt”. Aan het einde van het jaar is een begin gemaakt met de evaluatie van het beleid. Het workshopprogramma gericht op bevorderen van persoonlijke effectiviteit en volwassen arbeidsrelatie was ook dit jaar weer een succes. Het bevorderen van mobiliteit is opgepakt door het opzetten van een interne klussenbank voor tijdelijk werk en de inzet van loopbaanadviseur. Van beide mogelijkheden wordt goed gebruik gemaakt. Verder is er veel energie gegaan naar het harmoniseren van rechtspositie met de OWO-gemeenten waaronder het invoeren van het individueel Keuzebudget en het, in OWO verband, invoeren van onderdelen van de CAO op het gebied van bezoldiging. Dit laatste onderdeel is nog niet helemaal afgerond.

In 2016 was het ontwikkelprogramma voor leidinggevenden gericht op onderdelen van het Strategisch personeelsbeleid waaronder verzuim en vitaliteit.

3. Financiën, Planning & Control

Begin april 2016 is de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in werking getreden. In het BBV staan voorschriften voor de gemeente voor het opstellen van de begroting en jaarrekening. Vergelijkbaarheid tussen gemeenten, toegankelijkheid en transparantie van informatie staan centraal in de wijziging van het BBV. Op 28 september 2016 hebben we de vernieuwing aan u gepresenteerd. De vernieuwing is ingegaan bij de begroting 2017.

De financiële administratie is sinds 2015 in OWO-verband georganiseerd. Een nieuw financieel systeem (Key2Finance) is in 2016 geïmplementeerd. Dit leidt tot verdere harmonisatie van processen.

De nieuwe accountant Hofsteenge Zeeman Groep BV is in het najaar gestart met de werkzaamheden voor de jaarstukken 2016. Vanaf 1 januari 2016 zijn de gemeenten vennootschapsbelastingplichtig (VPB). Voor de algemene gemeentelijke activiteiten zijn er geen financiële VPB gevolgen. De verwachting is dat we met de grondexploitatie de VPB wel zullen raken. In november 2016 is hierover oriënterend gesproken met de Belastingdienst. In 2016 zijn alle Planning & Control documenten online gepresenteerd via het portaal http://financien.ooststellingwerf.nl. Het online presenteren is de eerste belangrijke stap om het Planning en Control proces verder te kunnen digitaliseren.

Juridische kwaliteitszorg, rechtmatigheid en inkoop

4. Juridische kwaliteitszorg

De juridische functie bevordert de juridische kwaliteit van het gemeentelijk handelen en ondersteunt het bestuur en de organisatie met juridische advisering bij beleidsontwikkeling en uitvoering. We blijven investeren in kennis en kunde (o.a. bestuderen van cases) en vroegtijdige betrokkenheid van de juridische adviseurs bij dossiers. We blijven de “informele aanpak” stimuleren en inzetten, eerst het goede gesprek. We zetten met goed resultaat (pre)mediation in. Naar aanleiding van de jaarverslagen van de Algemene en de Sociale Kamer voor de Bezwaarschriften is in 2016 extra aandacht besteed aan de bewaking van de wettelijke beslistermijnen. Voor aanvragen en bezwaar- en beroep in het kader van de Wob zijn de taken en rollen van de vakafdeling en BJZ inmiddels aangescherpt en verduidelijkt. Sindsdien worden bestuursorganen vertegenwoordigd door zowel een vakinhoudelijk medewerker als een medewerker van BJZ.

Daarnaast werken we aan het op peil brengen en houden van de juridische kennis van de organisatie. Inmiddels heeft een tweetal in-company cursussen actualiteiten Awb plaatsgevonden. Binnenkort houden we basiscursussen Awb. Bewustwording en borging zijn verankerd in het platform Juridisch Vakberaad en in de vaststelling van tien kwaliteitspunten voor monitoring van de juridische kwaliteit. In 2016 lag de aandacht op de uitwerking van deze tien punten in de teamplannen, het opleiden en trainen, herhalen van workshops AWB voor niet-juridische medewerkers en analyseren van bezwaar & klachten dossiers.

5. Rechtmatigheid

Betrouwbaarheid en aantoonbaar werken binnen wet & regelgeving is een belangrijk punt voor de gemeente. Borging van ons rechtmatig handelen, verankeren we in onze (inkoop)processen. In 2016 heeft de gemeente zichtbaar gewerkt aan de verbetering van processen zodanig dat afwijkingen gesignaleerd en gecorrigeerd worden. Jaarlijks wordt in het Intern Controle plan de uitvoering van de verbijzonderde interne rechtmatigheidscontrole vastgelegd. De externe accountant geeft in de managementletter een beeld van de mate waarin wij binnen de organisatie onze processen beheersen. De controle over 2016 is voor het eerst in OWO-verband uitgevoerd door de accountants van Hofsteenge en Zeeman groep. Dit heeft een positief effect op de OWO-samenwerking en biedt ons kansen om efficiënt, effectief, klantvriendelijk en transparant te kunnen werken.

6. Inkoop

Per 1 januari 2016 is de inkoopadviesfunctie formeel in OWO verband georganiseerd en maakt het deel uit van OWO bedrijfsvoering. Hiermee is de kennisborging en continuïteit versterkt. Er is sprake van een gecoördineerde decentrale inkooporganisatie. In 2016 is gestart met de uitrol van een zo eenduidig mogelijke werkwijze met betrekking tot inkoop en aanbesteding, waaronder OWO-brede implementatie van het zogenoemde inkoopstart/strategieformulier, contractenbank en inkoopkalender. De relatie met lokale ondernemers is verstrekt door een goed en constructief contact met de besturen CCO, CCW en OKO. In 2016 hebben wij ons, met betrekking tot Social Return on Investment (SROI), aangesloten bij de regionale uitgangspunten, de zogenoemde “Friese Eis” en hebben we ingestemd met het manifest Verantwoord Maatschappelijk Inkopen (MVI).

Informatiebeveiliging, communicatie en ICT

7. Informatiebeveiliging

Inwoners, ondernemingen en instellingen moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig omgaat met (persoon)gegevens. In ons meerjaren “Algemeen Informatie beveiligingsbeleid” ligt kaderstellend vast hoe de gemeente hier mee omgaat. In 2016 is er een begin gemaakt met het in kaart brengen van eventueel nog te nemen beveiligingsmaatregelen in het kader van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).  Bevindingen vanuit de accountantscontrole maken onderdeel uit van dit algemeen voor gemeenten aanvaard normenkader. De beveiligingsfunctionaris zorgt voor de coördinatie en toezicht op de naleving van beveiligingsmaatregelen en -procedures voor elk onderdeel van het informatiebeveilingsbeleid. In deelplannen zijn de eisen die gesteld worden aan de tactische, organisatorische en fysieke beveiliging vastgelegd. Beveiliging van onze gegevens en sturen op het gedrag van medewerkers vraagt continue aandacht en investeringen. De gemeente heeft daarmee in 2016 stappen gezet om het informatiebeveiligingsbewustzijn binnen de organisatie te optimaliseren. In 2016 kan onze gemeente op het gebied van informatiebeveiliging goede resultaten overleggen vanuit zelfevaluatie en externe audits op basis waarvan we kunnen zien of we op de goede weg zijn. De gemeente heeft zichtbaar voldaan aan de normen die noodzakelijk zijn voor de voortzetting van de dienstverlening DigiD en aan alle zeven essentiële normen die wederom in 2016 zijn beoordeeld vanuit het landelijke onderzoek van de Inspectie SZW omtrent het veilig gebruik Suwinet. De gemeente voldoet daarom zichtbaar aan de belangrijkste eisen die vanuit de verschillende wet- en regelgeving gesteld worden aan informatieveiligheid. Bij het treffen van beveiligingsmaatregelen conform de BIG is er ruimte voor afweging en prioritering op basis van het principe “pas toe of leg uit”.  

8. Communicatie

We zijn trots op de mooie dingen die er gebeuren in onze gemeente, groot en klein. Dit delen we via verschillende kanalen met de buitenwereld. Wij willen dat er een positief beeld is over de gemeente Ooststellingwerf zodat inwoners trots zijn op hun gemeente, toeristen onze gemeente graag bezoeken en ondernemers zich hier willen vestigen. In 2016 heeft de gemeente Ooststellingwerf veel regionale en landelijke aandacht gehad voor majeure projecten zoals de Bosbergtoren, de pilot zelfrijdend vervoer en Fonds Ooststellingwerf maar ook voor andere onderwerpen zoals de begroting, afval en de OWO-samenwerking.

Als gemeente willen we simpel en helder communiceren. Dit doen we steeds meer en vaker online. Dat vraagt optimalisatie van onze digitale dienstverlening, dat is een belangrijk speerpunt voor 2017. Ook willen we oog en oor hebben voor wat er speelt in de samenleving en daar adequaat op inspelen, in samenspraak met belanghebbenden. Dit vraagt van onze collega’s communicatiebewustzijn en sterk ontwikkelde communicatievaardigheden. Een belangrijke taak van de communicatieadviseurs was en is het stimuleren, coachen en ontwikkelen van communicatie-bewustzijn en communicatievaardigheden van de organisatie.

9. Informatie- en communicatie technologie

Voor het sturen en bewaken van onze ambities is het noodzakelijk om beschikbare gegevens uit applicaties geschikt te maken tot relevante stuurdata. Hiermee wordt het mogelijk om beter te sturen op de processen, op tijdigheid en juistheid. Snelheid en selectie zijn hierbij belangrijk. Daarom willen we meer processen volledig digitaal maken en “business intelligence” breder inzetten. Voor onze klanten bouwen we gemakkelijk toegankelijke en volledig digitale processen. Het rijksprogramma i-Nup en concept Antwoord © is vervangen door “Dienstverlening 2020” en “Digitale Overheid 2017”. Het stelsel van basisregistraties is daarin opgenomen. Dit vraagt een herijking van onze visie op dienstverlening. Jaarlijks vertalen we onze ambities naar een ICT-jaarplan, zodat we planmatig en kostenefficiënt uitvoering kunnen geven aan alle projecten. Dit doen we sinds 2015 in OWO-verband.

In 2016 lag de focus op: beheerfase BGT en BOR, nieuwe Basisregistratie Personen (BRP) (als vervanger van de GBA), Basisregistratie Kadaster en Bedrijven, vervolg geven aan herijkte visie dienstverlening, digitale bestuurlijke besluitvormingsproces implementeren, nieuw centraal document opslag systeem implementeren, doorontwikkeling zaaksysteem realiseren in OWO-verband.